tel.:0641844366
Uw
persoonlijke coach voor:
-eMail zelfbeheer
-Persoonlijke Productiviteit
-Interne Communicatie
vraag hier de gratis eNieuwsbrief
aan met alles over
Werkplek Efficiency! (klik)
(schrijf in en ontvang GRATIS MindMapping software!)
______________________
Rob Venstra
International
Keynote speaker
Expert trainer
e-mail specialist
Entertrainer
Consultant Social Media
bel: 0641844366
______________________
*Wat is phishing
en wat moet ik (niet) doen ?
(klik voor een uitleg van Microsoft)
_______________________
K.v.K. Utrecht
dossiernr.: 30187885
Ontwikkeling
van e-mail en de bedreigingen van junk e-mail,
virussen, spam en phishing
E-mail is in korte tijd de meest gebruikte
wijze van interne en externe communicatie geworden.
En met groeipercentages van 60% en meer per jaar is het einde nog niet in zicht.
Er dreigt zelfs een e-mail ‘overstroming’.
Het zenden, ontvangen, beantwoorden en verwijderen c.q. opslaan van al deze
berichten gaan ten koste van de productiviteit binnen
een onderneming.
e-mail ofwel spam. (tussen 2000 en
2004 is e-mail afhandeling gestegen met 220% naar 8,8 uur per week).
e-mail op
de werkplek misbruikt voor het
*25% van alle e-mail is persoonlijk en 72% misbruikt e-mail voor
bovenstaande doelen.
Bovendien wordt ieder geacht om eigen secretaresse te zijn met bijbehorende
kwalificaties, zonder enige vooropleiding!
Daarom heeft eCom-On
een totaaloplossing ontwikkeld, middels een combinatie van individuele mentaliteitsverbetering, softwarekennis, organisatiebeheer, timemanagement en
workshops in e-mail zelfbeheer, omdat ondanks dat e-mail de snelst groeiende
wijze
van communicatie is
en fax en telefoon al voorbij is gestreefd, het lichaamstaal of intonatie
ontbeert waardoor er een groot gevaar is voor misinterpretatie
of
misverstanden. Omgang en etiquette* met en beheer van e-mail moet worden geleerd!
De toegevoegde waarde per werknemer wordt mede bepaald door de opleiding die
u geeft,
waarbij het niet gaat om de techniek maar wat je er mee kunt doen!
De eerste 6 stappen om e-mail volumes te
reduceren:
- Erkenning.
Erken dat uw afdeling of organisatie een e-mail
overload probleem heeft dat tijd en geld kost en
evalueer waar positieve actie mogelijk is. Mooi moment bij terugkomst van vakantie of ziekte!
- Data verzamelen.
Hou informele onderzoeken en focus op praktische
voorvallen om maatregelen
te ondersteunen. Deze kunnen kwantitatieve perspectieven bieden over de slechtste e-mail praktijken.
- Valideer.
Valideer de testbevindingen met andere groepen
in de organisatie om een brede steun te
krijgen voor de kwantitatieve data.
- Acties plannen.
Zoek naar meer formele bedrijfsondersteuning bij
HR, afdeling communicatie of hoger
management om bronnen te vinden voor het ontwikkelen van toe te passen oplossingen. (zie workshops).
- Implementatie.
Start het initiatief op basis van een pilot (één
afdeling) en leer en verfijn de implementatie
op basis van deze ervaring).
- Meten.
Stel de e-mail meetgegevens vast (zoals
gemiddeld aantal per persoon, tijden die gemoeid zijn hiermee, enz.)
als een benchmark binnen de organisatie. Gebruik deze om de progressie te evalueren.
Recente onderzoeksgegevens:
Uw e-mail Entert(r)ainer!
ideale combinatie met:
- uw kick-off
- kwartaalmeeting
- (her) introductie van gedragsregels
-introductie/training
nieuw personeel
- opvolging van technische cursussen
-efficiencyslag
*Waarom e-mail etiquête?
Een onderneming of overheid moet
etiquête-regels
implementeren om de volgende redenen:
Professionalisme:
door behoorlijk taalgebruik bouwt uw onderneming aan een professioneel imago.
Efficiency:
e-mails die direct tot de kern doordringen zijn veel effectiever dan slecht
gecomponeerde e-mails.
Bescherming
tegen aansprakelijkheid: bekendheid bij
de medewerkers over e-mail risico's, beschermt uw onderneming
tegen kostbare
rechtzaken.
